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編號:3138
法規:台灣基督長老教會條例
類別:總會委員會部份
修訂:第 62
標題 台灣基督長老教會檔案管理條例
內容

     第 一 章  總則

1

為健全台灣基督長老教會(以下簡稱本教會)及所屬機構之檔案管理,促進檔案開放與運用,發揮檔案功能,特制定本法。本法未規定者,適用教會法規及相關法令之規定。

2

本法用詞,定義如下:

一、檔案:指各教會、機構依照管理程序,而歸檔管理之文字或非文字資料及其附件。

二、總會檔案:指具有永久保存價值,而移歸總會檔案館管理之檔案。

三、地方教會、機構檔案:指由各教會、機構自行管理之檔案。

3

關於檔案管理事宜,由總會所設之專責檔案主管機構教會歷史委員會掌理之;負責檔案之判定、分類、保存期限及其他爭議事之審議。由總會教會歷史委員會(或下設檔案管理小組)負責檔案之判定、分類、保存期限及其他爭議事項之審議,實際執行工作由檔案館負責。

4

各地方教會、機構檔案之管理,應置專責單位或人員。

5

檔案非經主管機構依法核准,不得販售、捐贈或交付本教會以外之單位。

     第 二 章  管理

6

檔案管理以統一規劃、集中管理為原則。

檔案中有可供陳列展示、研究、保存、歷史教育,且符合宣教及文化價值之器物,得交有關機構保管之。

7

檔案管理作業,包括下列各款事項:

一、點收。

二、立案。

三、編目。

四、保管。

五、檢調。

8

檔案應依主管機構規定之分類系統及編目規則分類編案、編製目錄。各教會、機構應將檔案目錄定期送交檔案主管機構。檔案主管機構應彙整總會檔案目錄及地方教會、機構檔案目錄定期公布之,並附目錄使用說明。檔案主管機構應設置研究部門,加強檔案整理與研究,並編輯出版檔案資料。

9

檔案得採微縮或其他方式儲存管理,其實施辦法,由檔案主管機構定之。

依前項辦法儲存之紀錄經管理該檔案之機構確認者,視同原檔案。其複製品之正當性需經管理該檔案機構確認,經確認者推定其為真正。

10

檔案之保存年限,應依其性質及價值,區分為永久保存或定期保存。

11

永久保存之教會機構檔案,應移轉至檔案主管機構管理。其移轉辦法,由檔案主管機構報請總會核定之。

12

定期保存之檔案未逾法定保存年限或未依法定程序,不得銷毀。

地方教會、機構檔案保存年限及銷毀辦法,由檔案主管機構擬訂,報請總會核定之。

13

各教會、機構主管及任職者主管及任職者於職務移交或離職時,應將其職務上掌管之檔案連同辦理移交,並應保持完整,不得隱匿、銷毀或藉故遺失。

14

私人或教會團體所有之文件或資料,具有永久保存價值者,檔案主管機構得接受捐贈、受託保管或收購之。捐贈前項文件或資料者,得予獎勵,獎勵辦法由檔案主管機構定之。

15

私人或教會團體所有之文字或非文字資料,各教會、機構認為有保存之必要者,得請提供,以微縮或其他複製方式編為檔案。

16

機密檔案之管理方法,由檔案主管機構報請總會定之。

     第 三 章  應用

17

申請閱覽、抄錄或複製檔案,應以書面敘明理由提出申請,各教會、機構非有法規依據不得拒絕。

18

檔案有下列情形之一者,各教會、機構得拒絕前條之申請:

一、依法令或契約有保密之義務者。

二、其他為維護公共利益或第三人之正當權益者。

19

各教會、機構對於第17條申請案件之准駁,應自受理之日起三十日內,以書面通知申請人。其駁回申請者,並應敘明理由。

20

閱覽或抄錄檔案應於各教會、機構指定之時間、處所為之,並不得有下列行為:

一、添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔案。

二、拆散已裝訂完成之檔案。

三、以其他方法破壞檔案或變更檔案內容。

21

申請閱覽、抄錄或複製檔案經核准者,各教會、機構得依檔案主管機構所定標準收取費用。

22

總會檔案至遲應於三十年內開放應用,其有特殊情形者,得經總會同意,延長期限。

     第 四 章  罰則

23

一、違反第20條規定者,各教會、機構得停止其閱覽或抄錄。

二、違反下列規定者,交總、中會相關單位處理。

(1)違反第5條規定,未經核准將檔案販售、捐贈或交付本教會以外之單位者。

(2)明知不應銷毀之檔案而銷毀者。

(3)違反第13條規定,拒不辦理檔案移交者。

     第 五 章  附則

24

本法公布施行後,各教會、機構之檔案管理,與本法及其施行細則不相符合者,各機構應於檔案主管機構指定期限內調整之。

25

受總會委託辦理相關工作之個人或團體,於其受託事務範圍內,準用本法之規定。

26

本法之施行細則經專責之檔案主管機構訂定,並經總委會通過後實施,修改時亦同。

27

本法經總會通過後實施,修改時亦同。

備註